Urlaub – Management im Handwerksbetrieb

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Auch Handwerker brauchen den verdienten Urlaub. Denn, wer das ganze Jahr hart arbeitet, muss sich ab und zu eine längere Auszeit nehmen können. Weil ohne Regenerationsmöglichkeit, Körper, Geist und Seele auf den dauernden Stress sehr negativ reagieren. Das gilt für Mitarbeiter gleichermassen, wie den/die Inhaber.

Urlaub – Betriebsurlaub – Einzelurlaub.

Damit auch die Zeit vor und nach einem Urlaub möglichst stressfrei verläuft, hier ein paar Tipps. Ob Betriebsferien oder ein Einzelurlaube sinnvoll sind? Eine paar Fragestellungen helfen bei der Entscheidung, was am besten für Dich passt. Und dabei, den besten Zeitraum festzulegen. Urlaubscheckliste für professionelle Handwerksbetriebe.

Timing – wann ist die beste Zeit für Urlaub?

Sinnvoll sind Betriebsferien und Einzelurlaube immer dann, wenn die Auftragslage, schwächer ist. Das ist branchen- und standortabhängig. So wäre es für einen Heizungsbaubetrieb sicher kontraproduktiv im Winter, längere Zeit Betriebsferien zu machen. Oder auch 2 von 3 Gesellen, einzeln in den Urlaub zu entlassen. Die Antwort auf die Timing-Frage betrifft also die Einzelurlaubsplanung genauso, wie den Betriebsurlaub.

Zeiten mit hohem Auftragsvolumen.

Kein Urlaub im Winter. Weil gerade in der kalten Zeit in unserem Beispiel, eher der Heizungs-Notdienste und die Wochenend- und Feiertagsarbeiten, angesagt sind. Denn wenn die Heizung bei Minus 10 Grad ausfällt, kann der Kunde nicht mal einfach so zwei Wochen warten. Dieser Kunde wird auch nie wieder anfragen. Nicht für einen Wartungsvertrag, nicht bei einem Ausfall. Und vor allem nicht, wenn die Heizungsanlage modernisiert werden muss.

Da kommt gar nichts mehr. Der Kunde ist meist verloren. Den nächsten Auftrag bekommt wahrscheinlich der Betrieb, der sofort helfen konnte. Man erinnert sich gerne und positiv an den Handwerksbetrieb, der verhindert hat, dass die Kids frieren müssen.

Vorsicht Falle.

Nun könnte man meinen, das spielt in Zeiten hoher Auslastung eh keine Rolle. Wer aus Kapazitätsgründen Aufträge ablehnen muss, gerät leicht in Versuchung so zu denken. Doch das wäre ein Riesenfehler. Wer weiss schon, was die Zeit bringen wird. Wenn die Konjunktur schwächelt, braucht man eine stabile Grundauslastung. Denn treue Stammkunden sind die Basis. Daher gleich den Betrieb so aufstellen, dass Urlaubsplanung und Auftragsauslastung in guten und in schlechten Zeiten harmonieren.

Und wenn weniger zu tun ist?

Juli und August sind nicht gerade die Monate, in denen im Heizungsbaugewerbe die Wartungs-  und Reperaturaufträge überborden. Zumindest, wenn man sich nicht auf Klimatechnik mit Lüftung und Klimaanlagen spezialisiert hat. Heizungen, in Privathaushalten werden erfahrungsgemäß erst dann gewartet, wenn sie schlecht oder gar nicht mehr funktionieren. Ist einfach so, leider. Da die Heizung im Sommer meist nicht läuft, haben die Kunden dann auch kaum Probleme.

Hausverwaltungen machen das gezwungenermaßen etwas anders und besser. Und auch, wenn der Kaminkehrer nach der Messung eine neue Brennereinstellung vorschreibt, kommen ein paar „Zwangsaufträge“ zustande.

Insgesamt aber ist die Auftragslage im Heizungsbaugewerbe im Sommer weit schlechter, als im Herbst und Winter. Vom Anlagenneubau vielleicht abgesehen. Deshalb ist der Sommer auftragstechnisch für Heizungsbauer ein optimaler Urlaubszeitraum. Dies trifft auf den Betriebsurlaub genauso, wie für Einzelurlaube von Mitarbeitern und Inhabern zu.

Die Urlaubswünsche der Mitarbeiter.

Nun sind die Bedürfnisse der Menschen sehr unterschiedlich. Manche haben Kinder und sind von den Schulferien abhängig. Andere haben Hobbies, die an eine Jahreszeit gebunden sind. Heizungsbauer, die z.B. gerne Skifahren, können das meist nur am Wochenende tun. Alle Heizungsbaubetriebe, die ich kenne haben im Winter mehr oder weniger Urlaubssperre.

Aber der Sommer ist ja die Hauptreisezeit. Schulferien, schönes Wetter, der See, das Meer lockt. Daher bevorzugen die meisten Menschen die Sommerzeit zum Urlaub machen. Familien mit schulpflichtigen Kindern haben gar keine andere Wahl, wenn sie länger verreisen wollen.  Die Sommerferien sind mit etwa 6 Wochen, die längsten Ferien. Sowohl aus Mitarbeitersicht, als auch bezogen auf die Auftragsverteilung, könnte der Sommer für eine Heizungsbaufirma gut passen, um Urlaub zu machen.

Andere Handwerksbetriebe, die vornehmlich im Freien arbeiten haben ganz andere Auftragsverteilungen. Sind gar deshalb so viele Zimmerleute, die ich kenne, auch gute Skifahrer? Sie haben im Winter einfach viel Zeit. Anyway – es ist überall anders. Mach Dir Gedanken, wie die Verteilung des Auftragsvolumens über das Jahr in Deinem Betrieb ist.

Einzelurlaub.

Betriebsgröße.

Ob man gleich Betriebsferien macht oder nur einzeln in Urlaub geht? Neben der Auftragsverteilung über das Jahr, hat die Anzahl der Mitarbeiter selbst einen großen Einfluss auf diese Entscheidung. Klasse, wenn ausreichend qualifizierte Mitarbeiter da sind, und diese alles organisieren können. Denn dann kann man sogar über einen Einzelurlaub der Inhaber nachdenken. Sehr kleinen Handwerksbetrieben ist diese Option verwehrt. Der Geselle ganz allein – kann das für länger, als nur ein paar Tage, gut gehen?

Es hängt also wesentlich der Art und Größe des Betriebes ab. Grundsätzlich gilt: Je größer ein Betrieb ist, um so leichter fällt die Urlaubsplanung für Einzelurlaube. Insbesondere für Chef und Chefin.

Doppelbesetzungen.

Denn wenn Schlüsselstellen doppelt besetzt sind. z.B. in der Fakturierung und Auftragsannahme, geht alles einfacher bei der Urlaubsplanung. Und wenn 6 Monteure da sind, die abwechselnd in Urlaub gehen können, auch. Und man braucht einen fähigen Stellvertreter, der ansagt, wo es lang geht.

Double Qualification.

Ein anderer Weg, der in den 80-ern aufkam, nennt sich Double Qualification. Hier werden Mitarbeiter aus grundverschiedenen Bereichen jeweils für die andere Abteilung fit gemacht. So dass z.B. der Mechatroniker auch das im Büro angesiedelte Bestellwesen versteht und Teile ordern kann.

Umgekehrt ist es im Handwerk aber meist nicht möglich. Eine Buchhaltungsfachkraft kann nicht auf die Schnelle lernen ein Auto TÜV tauglich machen. Oder ein Reparaturblech anzuschweißen. Aber innerhalb von spezialisierten Gruppen, ist diese Weiterbildung hin zu anderen Fachbereichen leicht möglich. Aber auch die Handwerker aus der Werkstatt können für Büraufgaben zusätzlich gut qualifiziert werden.

Einzelurlaub des Meisters.

Wenn Dein Betrieb etwas größer ist kann der Betrieb weiterlaufen, wenn Du mit der Familie Urlaub machst. Ich rede hier nicht von ein paar Tagen ausspannen. Zwei oder drei Wochen, erst da fängt Urlaub an. Und das ist schwer zu realisieren als Selbständiger. Dass es funktioniert zeigen viele Handwerksbetriebe. Eines aber ist unabdingbar. Es muss wirklich alles, alles, alles – ohne Deine Anwesenheit perfekt klappen können.

Wenn Du kein Patriarch bist, und nicht jede kleine Sache selbst entscheiden musst, hast Du gute Chancen auf längeren Einzelurlaub. Je mehr Du Deine Mitarbeiter über die Jahre in Entscheidungsprozesse einbeziehst, um so besser wird es klappen. Denn nur dann werden sie verstehen können, wie Du denkst. Frage Dich, ob Du Deine Mitarbeiter schon auf so einen Level gebaracht hast. Denn das Folgende muss funktionieren, wenn Du weg bist.

  • Auftragsannahme (unter Berücksichtigung von Risiken, wie Zahlungsausfall – kann Dein Stellvertreter einschätzen ob der Kunde solvent ist? Kann er dann im Zweifel, z.B. eine Anzahlung der Materialkosten durchsetzen, ohne den Auftrag zu verlieren?)
  • Bestellwesen etc. (Ist jemand im Betrieb, der sich mit dem elektronischen Bestellwesen, der Fakturierung, der Buchhaltungsvorbereitung, Buchhaltung, auskennt)
  • Lieferfähigkeit und Lieferplanung (Wer stimmt Volumen und Lieferzeiten mit den Lieferanten ab?)
  • Angebote und Auftragsplanung (Wer macht die korrekt kalkulierten Angebote und projektiert den Auftrag?)
  • Arbeitsorganisation (Weiss jeder was er wann und wie zu tun hat?
  • Lieferantenzahlung (Sind pünktliche Zahlungen organisiert?  Aufpassen ! Lieferanten sind oft wichtiger als Kunden)
  • Buchhaltungsvorbereitung (teure Säumiszuschläge, Verspätungszuschläge beim Finanzamt vermeiden)
  • Telefondienst (Wer kann Kunden so butterweich einfangen und gewinnen, wie Chef und Chefin? Wer regelt Reklamationen korrekt und angemessen. Wer gewinnt verärgerte Kunden zurück – aber nicht zum Schaden des Betriebes, durch eine unangemessen hohe Kulanz)

Diese Liste muss Du nach den Anforderungen Deines Betriebes ergänzen. Wenn Du alle diese Fragen positiv beantworten kannst, ist das schon die halbe Miete.

Stellvertreter.

Gibt es einen Capo, der das Angebotswesen, die Auftragsplanung und die Arbeitsorganisation gut genug bewältigen kann? Und, der zudem auch noch genug persönliche und fachliche Autorität hat, das betrieblich Erforderliche bei der Belegschaft in Frieden durchzusetzen. Amtsautorität alleine, weil Du ihn zum Stellvertreter machst, reicht nicht aus. Sind Lehrlinge, Gesellen und Büro-Team ausreichend loyal und motiviert? Auch wenn Du drei Wochen nicht da bist? Oder tanzen sie dann auf den Tischen?

Verlust statt Ertrag.

Überforderungen und Fehler der Daheimgebliebenen, können statt einem Ertrag auch ganz schnell sehr hohe Verluste verursachen. Das kann weit teurer als Betriebsferien, ganz ohne Produktion, sein. Darum prüfe jeder selbst und wirklich schonungslos, ob der Betrieb bereit ist für einen Urlaub vom Chef.

Simulierter Urlaub – Training für das Team.

Wenn Nachholbedarf besteht, kann man das trainieren. Simulierte Betriebsferien. Mach Ferien daheim und Kurzausflüge. So bist Du zwar erreichbar und kannst echten Schaden vermeiden. Hältst Dich aber aus dem Tagesgeschäft raus. Das fällt vielen unabkömmlichen Chefs ja so schwer haha. Aber nur so kannst Du sehen, wie sich Dein Team schlägt. Mit ein paar Trainingseinheiten wird Dein Betrieb fit. Und Du gewinnst die Freiheit für einen eigenen Urlaub.

Dein Betrieb ist fit – es kann losgehen.

Nicht so schnell, es gibt noch jede Menge zu tun. Wichtig im Vorfeld ist,  dass jeder Zugriff auf die Urlaubsplanung hat. Am Besten mit einem ausgehängten Urlaubskalender. In der heutigen Zeit vielleicht auch noch online? Ein paar Wochen vor Deinem Urlaub zusätzlich auf Deine baldige Abwesenheit hinzuweisen, schadet nicht. So können Probleme und Fragen noch rechtzeitig besprochen und geklärt werden. Eine Abschlussbesprechung ein paar Tage vor Urlaubsantritt, nicht am letzten Tag, ist ein Muss. Dort wird der/die Stellvertreter/in offiziell benannt. Dazu die Themen zu denen Du von ihm/ihr – nur von ihm/ihr –  auch im Urlaub kontaktiert werden willst. Deine Erreichbarkeit (Telefon, Whatsapp, eMail etc.) und die Kontaktzeiten nicht vergessen.

Betriebsurlaub.

Diese Frage, Betriebsferien ja oder nein, stellt sich in jedem Betrieb. Auch Handwerksbetriebe müssen das gut überlegen. Im Süden, egal ob Italien, Südfrankreich oder Spanien, wird meist im August kaum im Handwerk gearbeitet, landesweit. Auch die Industrie fährt auf Sparflamme. Nur noch Tourismus-Dienstleister, die Gastronomie und das Handwerk des täglichen Bedarfs sind am Start. Also Ladengeschäfte, Bäckereien usw..

Das hat Vor- und Nachteile. Man kann sich darauf einstellen, dass man im August nicht jede Leistung bekommen kann. Die Badrenovierung muss also warten. Bei Notfällen allerdings, wie einem Wasserrohrbruch, wird es schon schwieriger. Aber es gibt natürlich Betriebe, die das auffangen.

Urlaubscheckliste

Hier sollte eigentlich noch der Beitrag zur Urlaubscheckliste stehen. Allerdings habe ich bei meiner Recherche eine sehr informative Seite, auf deutsch, zu diesem Nischenthema gefunden. Sehr viele Infos gibt es zum Thema Handwerker und Urlaub im Web ja leider nicht. Ich werde das Rad nun nicht ein zweites mal erfinden. Deshalb verweise ich sehr gerne auf diese Kollegen. Der Artikel zur Urlaubscheckliste selbst ist gut recherchiert und für alle Handwerker hilfreich. Anmerkung: Der folgende Link ist kein Partner Link mit Werbeeinnahmen. Und ich kenne die Betreiber der Site auch nicht. Die WebSite und das Angebot an sich finde ich spannend für Handwerker.

Urlaubscheckliste für Handwerker.

Die Seite heißt Toolbox und beschäftigt sich mit Themen rund um das Digitale in Verbindung zum Handwerk. Hierzu bieten die Macher – zwei IT und Marketing-Profis – jede Menge spannender Dienstleistung, speziell für Handwerker an. Getestet hab ich sie nicht, aber der Webauftritt ist authentisch, professionell und plausibel. Vielleicht ja eine zukünftige Anlaufstelle bei Fragen zu digitalen Unterstützungen für Deinen Betrieb.

Angebote für Handwerker von toolbox.io.

Wenn jemand Erfahrungen gesammelt hat oder weitere gute Dienstleister kennt, gerne hier als Kommentar hinterlassen. Danke und Have Fun 😉

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